Как не потеряться в ворохе электронных писем?

Друзья, я снова приветствую вас на своем блоге!

Многие из нас, открывая дома или на работе свою электронную почту, с ужасом отмечают, что количество писем зашкаливает.

Чтобы просмотреть свою корреспонденцию, каждый средний пользователь тратит в день не меньше 40 минут. И проверяет ящик 30 раз в час.

А между тем, он еще должен успеть выполнить свои обязанности на работе. Как же разгрузить почтовый ящик? Давайте попробуем разобраться.

Не стоит начинать утро с лозунгом «быстро все успею» и сразу же разбирать почту. Лучше потратьте свое время на другую продуктивную работу.

Пока умственная активность только набирает обороты, трудно будет разбираться в стопках сообщений.

Решите, сколько времени в день сможете эффективно потратить на разбор почты. Определите рамки: в час 10 минут и не более 7 раз в день.

Чтобы разобраться в теме новых писем, не нужно проверять сообщения, если отсутствуют внимание и энергия.

Отпишитесь от ненужных рассылок, засоряющих электронку. Изначально потратьте время для создания папок, которые будут сортировать почту по определенному признаку.

Например, «Срочно», «Ответить со временем», «Разное». Если на проблему, изложенную в письме, коллеги могут дать более компетентный ответ, перенаправляйте его, коротко объяснив ситуацию.

Желательно, чтобы тема письма содержала «говорящий» заголовок, то есть отражала главный вопрос. Он должен быть сформулирован просто и доступно.

Ведь не секрет, что никто из нас не любит читать вложения. Такие формы письма уместны только в том случае, если дело касается таблиц или какой-то пояснительной информации.

Отвечайте на сообщение лаконично и по сути. Здесь не нужны эпитеты и хвалебные оды. Изложение основной мысли должно быть не больше 5-7 предложений.

Четко определяйте для получателя, чего вы от него хотите. В какие сроки нужно решить проблему, как это сделать и что написать в письме-отчете.

Для удобства сообщение лучше отформатировать. Практикуйте абзацы, цифровой порядок или форму списка, чтобы обозначить последовательность.

Не используйте жаргонные слова или шаблоны. Caps Lock не практикуйте без особой надобности: это считается плохим тоном, поскольку обозначает, что адресант «кричит» на адресата.

Чтобы минимизировать затраты времени при ответах на письма, выучите кнопки клавиатуры с помощью которых сможете быстро пометить или перенаправить послание.

Например, «!» будет отправлять рекламные сообщения сразу в спам. С помощью E ненужные письма можно отослать в архив.

И еще один нюанс: когда отвечаете на сообщения, не забывайте, что быстрота набора не дает права писать с ошибками. Восприятие такого письма будет сниженным.

Воздержитесь от написания ответов, когда преобладают эмоции. Вряд ли такое послание принесет пользу, скорее, наоборот.

Кстати, слова вежливости — «спасибо», «пожалуйста», «здравствуйте», — использованные в письме, не только характеризуют отправителя как человека культурного, но и помогают собеседнику принять сообщение психологически.

Размещать личную информацию в электронном письме тоже не стоит. А если собеседник находится в отпуске и послание автоматически будет переадресовано человеку, который его замещает?

Когда конфиденциальная информация станет достоянием многих, вряд ли это хорошо отразится на репутации.

С электронными посланиями разобрались, ответы написали. Как долго следует ожидать реакции? Сутки, максимум двое.

Если не пришел ответ, не бойтесь показаться навязчивым человеком. Отправляйте письмо повторно, тем самым увеличивая шанс на быстрое получение результата.

Если хотите, чтобы к вашей корреспонденции получатель относился серьезно, обязательно назначайте сроки для окончательного ответа.

Не стесняйтесь напомнить о том, что ответ не получили, уточните, как быстро это произойдет.

Попробуйте применить на практике правило трех писем, которое придумал Фил Саймон, создатель книги о перегруженности электронной почты.

Он несколько лет досконально изучал существующую проблему и пришел к выводу, что общение с помощью писем не всегда создает реальную картину проблемы.

Люди жалуются, что сообщение не дает понять, использовал невидимый собеседник юмор или иронию, правильно ли понял их мысли.

Саймон опробовал способ борьбы с разгрузкой почты и предлагает простое решение. Если не удалось понять, чего хочет отправитель в три письма, следует договориться с ним о личной встрече или позвонить.

В первом письме, как правило, излагаются детали проекта. Второе содержит план работы. А третье – корректирование действий или организация работы.

Это правило работает только в том случае, если пользоваться им постоянно.

Сделайте себе на пару дней каникулы. Не читайте месседжи. Когда почувствуете, что готовы к мозговой атаке, начинайте работать с письмами. Не разрешайте другим тратить ваше время попусту.

Бизнесмены утверждают, что если «правило трех писем» не сработало, скорее всего, даже при встрече с таким собеседником попросту потеряете время и вряд ли приблизитесь к желаемому результату.

Научитесь следовать правилам относительно электронной почты, тем самым повысите свою работоспособность и снизите количество стрессовых ситуаций.

На этом завершаю свою статью. Надеюсь, она оказалась для вас полезной и содержательной.

Пишите комментарии, жмите на иконки социальных сетей, чтобы дать информацию своим подписчикам, которые будут благодарны вам за это.

И обязательно подписывайтесь на новости блога, чтобы не пропустить самого интересного.

До новых встреч, друзья!

Добавить комментарий