Универсальный передаточный документ: плюсы и минусы

Друзья, я снова приветствую вас на своем блоге!

После отмены в 2011 году обязательного применения установленных форм первичной документации в организациях часто встает вопрос, какими именно документами пользоваться в целях бухгалтерского и налогового учета. Сегодня рассмотрим достоинства и недостатки одной из таких форм.

Что такое УПД

Универсальный передаточный документ — это стандартизированный бланк, объединяющий в себе функции Счета-фактуры и других первичных документов, например формы ТОРГ12 или акта выполненных работ.

Был разработан ФНС в 2013 году на основе счета-фактуры, с целью упростить и сократить документооборот для подтверждения хозяйственной и налоговой деятельности различных организаций и индивидуальных предпринимателей.

Использование этой формы не является обязательным и носит рекомендательный характер. Если организация решила перейти на использование УПД, это должно быть отражено в ее учетной политике.

Более подробно ознакомиться с правилами применения этой формы можно в письме ФНС от 21.10.2013 №ММИ-20-3/96 и в приложениях к нему.

В каких случаях может применяться

УПД может использоваться для отражения различных операций, совершаемых юридическим лицом в процессе ведения коммерческой деятельности. Например:

• отгрузка товаров, как при обычной, так и при комиссионной торговле;

• факт оказания различных услуг (в том числе и транспортных);

• передача результата выполненных работ, подрядные работы;

• передача прав на имущество;

В марте 2016 года был принят приказ, благодаря которому стало возможно использовать электронную форму документа.

Этот бланк в ряде случаев является заменой СЧФ и может применяться в налоговом учете как основа для предъявления и уплаты НДС в бюджет, так как содержит всю необходимую для этого информацию.

В качестве первичной формы является основой для расчета налога на прибыль.

Основные плюсы в использовании УПД

1. Использование УПД в качестве первичного документа экономически выгодно, так как в связи с сокращением общего документооборота организации, сокращаются и расходы на него:

• меньше закупается бумаги;

• реже заправляем принтер;

• меньше затрачивается времени на оформление документов.

Особенно актуально для предпринимателей, которые делают все сами и малых и средних компаний с ограниченным штатом сотрудников.

2. В УПД можно одновременно указать как факт отпуска товара, так и оказание услуги, если компания еще оказывает услуги по погрузке или доставке товара.

3. Форма передаточного документа действительно универсальна. Ее можно использовать как организациям, так и индивидуальным предпринимателям, как при основной системе налогообложения, так и при упрощенной.

При использовании УПД на УСН или при комиссионной торговле, в поле документа «статус» указывается «2».

В этом случае бланк используется исключительно в качестве передаточного документа и перед продавцом не возникает обязанность по уплате НДС.

4. Отражение хозяйственных операций посредством УПД всячески приветствуется налоговыми службами. Претензии со стороны ФНС минимизируются.

5. На бланке присутствует ряд дополнительных полей, не обязательных к заполнению. Но в определенных ситуациях и при некоторых видах деятельности, эти поля могут оказаться хорошими помощниками для бухгалтера.

• Порядковый номер записи (Графа А) – визуально выделяет позиции;

• Графу «Б» артикул/код вида деятельности следует заполнять, если применяются льготные тарифы по страховым взносам;

• Есть так же возможность указать номер договора или счета, согласно которым осуществляется взаимодействие с контрагентом (строка 8);

• В строке №9 указывается информация по сопровождающим бумагам, например, номер транспортной накладной, а так же общие сведения о грузе;

• В строках с номерами 12 и 17 указываются данные о сертификатах и приложениях, являющихся неотъемлемой частью документа;

6. С 2016 года разрешено в случае необходимости добавлять реквизиты в рамку СЧФ. Ранее добавлять информацию не запрещалось, но делать это нужно было за пределами обозначенной рамкой формы СЧФ.

Основные минусы в использовании УПД

1. УПД содержит большее количество полей, по сравнению с привычными первичными документами. При переходе первое время надо быть более внимательным при заполнении.

Но, как показывает опыт, позже этот недостаток вполне окупается и даже выходит в раздел плюсов.

2. К сожалению, пока нет возможности заменить все отгрузочные документы одной формой. При оказании компанией услуг по доставке, транспортную накладную нужно будет распечатать.

3. Осторожно, указывайте правильно значение в поле «статус». В случае ошибки могут быть проблемы с ФНС. Обратите внимание, что в системе ЭДО этот документ имеет 3 статуса.

• Ст.1 – функция СЧФ;

• Ст.2 – СЧФ+ТОРГ12, акт выполненных работ или другой первичный документ;

• Ст.3 – Первичный документ;

4. Использование УПД исключительно как СЧФ в бумажном формате не предусмотрено.

5. Не все организации принимают УПД.

6. Серьезный недостаток это отсутствие корректировочной формы для УПД. Согласно Постановлению правительства №1137 от 26.12.2011 для исправлений нужно использовать корректировочную форму СЧФ.

Основанием для внесения изменений в реализацию служит специальный документ – акт приемки на складе у контрагента или дополнительное соглашение на изменение цен в документе, в зависимости от причин, по которым проводиться корректировка.

Однако, как показывает практика, корректировочные документы применяются не так уж часто. Обычно стороны договариваются и делают новый комплект бумаг.

Если же организация широко использует именно корректировочные документы, универсальный передаточный документ будет неудобен.

Стоит отметить, что форма универсального корректировочного документа находиться в разработке.

7. УПД нельзя выписать на аванс. В данном случае будет работать только СЧФ.

Подведем итоги

Как видно, в использовании УПД есть и плюсы и минусы. Полностью заменить этим бланком счет-фактуру не получится, особенно крупным организациям со сложной системой документооборота и организациям, работающим по предоплате.

Но нет и запрета на использование вместе с ним других первичных документов.

Применение УПД целесообразно организациями, относящимися к малому и среднему бизнесу, независимо от выбранной системы налогообложения, а так же индивидуальными предпринимателями.

Безусловно, можно рекомендовать использование этой формы и крупным организациям. При правильном подходе к этому вопросу, можно сократить документооборот почти в два раза.

На этом завершаю свою статью. Надеюсь, она оказалась для вас полезной и содержательной.

Пишите комментарии, жмите на иконки социальных сетей, чтобы дать информацию своим подписчикам, которые будут благодарны вам за это.

И обязательно подписывайтесь на новости блога, чтобы не пропустить самого интересного.